Falta de planejamento obstrui reuniões
A eficiência do encontro marcado
por ANDRÉ LOBATO
É impossível pensar em empresa ou projeto que tenha se tornado realidade sem uma reunião. Por outro lado, muitos entram e saem desses encontros com a sensação de que pouco foi feito.
Entre esse grupo estão 38% de 305 executivos brasileiros ouvidos pela consultoria Robert Half, de recursos humanos, em fevereiro e março deste ano. Eles consideram que ao menos metade de suas reuniões são desnecessárias.
Os motivos variam. Falta de preparo de quem as organiza e participa, ausência de figuras-chave, presença de pessoas desnecessárias e falta de foco do time estão entre as principais razões (veja ao lado).
Se no quesito insatisfação com as reuniões o Brasil está um pouco acima da média dos 20 países pesquisados (32%), quando se trata de reclamação sobre o planejamento de pauta da reunião, a diferença é patente: 69% aqui, contra 31% nos restantes dos países, em média.
Isso significa que faltam definição dos temas, envio antecipado aos participantes do material a ser discutido, liderança para coordenar a reunião e objetividade dos envolvidos para que a discussão necessária se transforme em conclusão.
Fora de pauta
"Em geral, o brasileiro coloca em discussão o que não estava na pauta, sobrepujando o que foi discutido", afirma Vicente Ferreira, professor do Coppead-UFRJ (instituto de pós-graduação em administração da Universidade Federal do Rio de Janeiro).
A falta de planejamento nas reuniões pode ser um reflexo da ausência de uma estratégia nas empresas, aponta Fanny Schwarz, executiva da Symnetics, consultoria em estratégia.
Segundo Schwarz, é comum a ausência de definições sobre o papel de cada um na reunião e de sua importância para a execução da estratégia da empresa.
Isso leva a usar o tempo do encontro para falar sobre o passado e as razões pelas quais metas foram ou não atingidas. "E não sobre o futuro, o que é preciso ser feito para a execução da estratégia", completa.
Tecnologia
Marcelo Necho, vice-presidente da Zatix, empresa de rastreamento de veículos, conta que as reuniões ganharam importância conforme sua empresa crescia. "No começo, tinha tudo ao alcance das mãos. Agora passo metade da minha semana em reuniões", conta.
Mas, para fazer o tempo valer de fato, o executivo teve de tomar medidas como desativar a opção de enviar e-mails para mais de dois destinatários.
A medida, explica, deu resultados. A cultura da mensagem com cópia para dezenas de colaboradores foi substituída por reuniões bem planejadas. Nelas, os participantes são informados com antecedência sobre o que vai ser tratado e saem com objetivos concretos a serem resolvidos.
"Reuniões são imprescindíveis. Saber o tema e o que se quer decidir aumenta a proatividade", define Patrícia Epperlein, sócia-diretora da Mariaca, especializada em gestão.
"Há empresas que vivem às custas de reunião e outras que buscam aboli-la ao máximo", conta Flávio Mantovani, diretor da consultoria Robert Half.
Para ele, a presença de um líder que faça o planejamento da pauta ser cumprido é um dos fatores determinantes para a eficiência dos encontros.
BALANCEADA
Na reunião quinzenal, gestores da Volkswagen discutem, por uma hora, a aplicação dos 14 objetivos estratégicos; na média, 25% do tempo é para temas pendentes, 65% para a pauta do dia e os últimos 10% são para imprevistos
CRIATIVA
Para aliar criatividade e planejamento, a agência Criacittá faz a pré e a pós- reunião pela intranet; nesse encontro de 40 minutos, oito pessoas fazem os ajustes finais deum projeto parao cliente
QUÍMICA
A Lanxess realiza uma reunião mensal em que os assuntos já resolvidos ficam de fora; o CEO envia a pauta e o material a serem discutidos; nesse encontro de 40 minutos, os nove gestores expõem expectativas para os próximos 30 dias
INÍCIO
A primeira reunião da equipe do planejamento estratégico da Visa Vale durou duas horas; temas de gestão de pessoas, como rotinas internas e férias, foram discutidos; a líder apresentou novidades da alta direção da empresa
PAUTA DETALHADA
É importante ter o máximo de precisão na pauta, com o tempo de cada assunto e o que se espera obter sobre cada um deles. Temas fora do tópico podem ter um espaço reservado, mas sem dominar o que foi planejado.
LÍDER CONDUTOR
A reunião deve ter uma liderança ou um facilitador, que atente para o cumprimento da pauta planejada
DECISÃO
A reunião não precisa terminar com uma conclusão definitiva, mas é importante que o planejamento seja seguido, e as tarefas, distribuídas; se necessária uma nova pauta deve ser iniciada.
PRÉ E PÓS
Mesmo com o planejamento perfeito, se os presentes não tiverem condições de se prepararem para a reunião, dificilmente ela será produtiva. Envie pesquisas e distribua funções antes do encontro.
TECNOLOGIA DE DOIS GUMES
Caso a necessidade de conectividade dos presentes seja muito alta, é recomendável estabelecer um momento para o acesso; de maneira geral o foco máximo deve estar nos presentes, e não em assuntos extremos
SOCIALIZAÇÃO
O hábito de convocar reuniões para socializar o time pode prejudicar a cultura de decisão; neste caso é melhor realizar um “happy hour”. Na hora de decidir, deve-se evitar que não está relacionado ao tema
PASSADO
Investir tempo para avaliar o passado pode desgastar a tomada de decisão; uma pauta bem planejada estimula a troca de ideias sobre o futuro.
Folha de São Paulo, 27 de julho de 2009, p. F6
Entre esse grupo estão 38% de 305 executivos brasileiros ouvidos pela consultoria Robert Half, de recursos humanos, em fevereiro e março deste ano. Eles consideram que ao menos metade de suas reuniões são desnecessárias.
Os motivos variam. Falta de preparo de quem as organiza e participa, ausência de figuras-chave, presença de pessoas desnecessárias e falta de foco do time estão entre as principais razões (veja ao lado).
Se no quesito insatisfação com as reuniões o Brasil está um pouco acima da média dos 20 países pesquisados (32%), quando se trata de reclamação sobre o planejamento de pauta da reunião, a diferença é patente: 69% aqui, contra 31% nos restantes dos países, em média.
Isso significa que faltam definição dos temas, envio antecipado aos participantes do material a ser discutido, liderança para coordenar a reunião e objetividade dos envolvidos para que a discussão necessária se transforme em conclusão.
Fora de pauta
"Em geral, o brasileiro coloca em discussão o que não estava na pauta, sobrepujando o que foi discutido", afirma Vicente Ferreira, professor do Coppead-UFRJ (instituto de pós-graduação em administração da Universidade Federal do Rio de Janeiro).
A falta de planejamento nas reuniões pode ser um reflexo da ausência de uma estratégia nas empresas, aponta Fanny Schwarz, executiva da Symnetics, consultoria em estratégia.
Segundo Schwarz, é comum a ausência de definições sobre o papel de cada um na reunião e de sua importância para a execução da estratégia da empresa.
Isso leva a usar o tempo do encontro para falar sobre o passado e as razões pelas quais metas foram ou não atingidas. "E não sobre o futuro, o que é preciso ser feito para a execução da estratégia", completa.
Tecnologia
Marcelo Necho, vice-presidente da Zatix, empresa de rastreamento de veículos, conta que as reuniões ganharam importância conforme sua empresa crescia. "No começo, tinha tudo ao alcance das mãos. Agora passo metade da minha semana em reuniões", conta.
Mas, para fazer o tempo valer de fato, o executivo teve de tomar medidas como desativar a opção de enviar e-mails para mais de dois destinatários.
A medida, explica, deu resultados. A cultura da mensagem com cópia para dezenas de colaboradores foi substituída por reuniões bem planejadas. Nelas, os participantes são informados com antecedência sobre o que vai ser tratado e saem com objetivos concretos a serem resolvidos.
"Reuniões são imprescindíveis. Saber o tema e o que se quer decidir aumenta a proatividade", define Patrícia Epperlein, sócia-diretora da Mariaca, especializada em gestão.
"Há empresas que vivem às custas de reunião e outras que buscam aboli-la ao máximo", conta Flávio Mantovani, diretor da consultoria Robert Half.
Para ele, a presença de um líder que faça o planejamento da pauta ser cumprido é um dos fatores determinantes para a eficiência dos encontros.
BALANCEADA
Na reunião quinzenal, gestores da Volkswagen discutem, por uma hora, a aplicação dos 14 objetivos estratégicos; na média, 25% do tempo é para temas pendentes, 65% para a pauta do dia e os últimos 10% são para imprevistos
CRIATIVA
Para aliar criatividade e planejamento, a agência Criacittá faz a pré e a pós- reunião pela intranet; nesse encontro de 40 minutos, oito pessoas fazem os ajustes finais deum projeto parao cliente
QUÍMICA
A Lanxess realiza uma reunião mensal em que os assuntos já resolvidos ficam de fora; o CEO envia a pauta e o material a serem discutidos; nesse encontro de 40 minutos, os nove gestores expõem expectativas para os próximos 30 dias
INÍCIO
A primeira reunião da equipe do planejamento estratégico da Visa Vale durou duas horas; temas de gestão de pessoas, como rotinas internas e férias, foram discutidos; a líder apresentou novidades da alta direção da empresa
PAUTA DETALHADA
É importante ter o máximo de precisão na pauta, com o tempo de cada assunto e o que se espera obter sobre cada um deles. Temas fora do tópico podem ter um espaço reservado, mas sem dominar o que foi planejado.
LÍDER CONDUTOR
A reunião deve ter uma liderança ou um facilitador, que atente para o cumprimento da pauta planejada
DECISÃO
A reunião não precisa terminar com uma conclusão definitiva, mas é importante que o planejamento seja seguido, e as tarefas, distribuídas; se necessária uma nova pauta deve ser iniciada.
PRÉ E PÓS
Mesmo com o planejamento perfeito, se os presentes não tiverem condições de se prepararem para a reunião, dificilmente ela será produtiva. Envie pesquisas e distribua funções antes do encontro.
TECNOLOGIA DE DOIS GUMES
Caso a necessidade de conectividade dos presentes seja muito alta, é recomendável estabelecer um momento para o acesso; de maneira geral o foco máximo deve estar nos presentes, e não em assuntos extremos
SOCIALIZAÇÃO
O hábito de convocar reuniões para socializar o time pode prejudicar a cultura de decisão; neste caso é melhor realizar um “happy hour”. Na hora de decidir, deve-se evitar que não está relacionado ao tema
PASSADO
Investir tempo para avaliar o passado pode desgastar a tomada de decisão; uma pauta bem planejada estimula a troca de ideias sobre o futuro.
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